Koordinator Front Desk

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Rollenbeschreibung

Als Koordinator:in Front Desk sind Sie die erste Ansprechperson für Besucher:innen und Anrufer:innen und sorgen für einen professionellen und freundlichen Empfang. Sie übernehmen die Koordination von Terminen, das Telefonmanagement, die Bearbeitung von Anfragen sowie allgemeine administrative Unterstützung für das Team. Zu Ihren täglichen Aufgaben gehören die Pflege von Kalendern und Besucherlisten, die Organisation von Besprechungsräumen sowie die Weiterleitung von Informationen an relevante Ansprechpartner:innen. Diese Position ist in Vollzeit und wird vor Ort in Chennai ausgeübt, wobei Sie eng mit Kolleg:innen aus unterschiedlichen Fachbereichen zusammenarbeiten.

Qualifikationen

• Ausgeprägte zwischenmenschliche Kompetenzen und ein souveränes, serviceorientiertes Auftreten im direkten Kontakt mit Kund:innen, Gästen und Teammitgliedern.
• Sichere Telefonkommunikation und professionelle Phone Etiquette, einschließlich kompetenter Gesprächsführung, Weiterleitung von Anrufen und zuverlässiger Nachrichtenaufnahme.
• Erfahrung in der Termin- und Appointment Scheduling, inklusive Koordination von Meetings, Pflege von Kalendern und Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartner:innen.
• Routine in typischen Receptionist Duties wie Empfangsorganisation, Besucherregistrierung, Post- und Kurierverwaltung sowie Betreuung des Empfangsbereichs.
• Fundierte Fähigkeiten in Administrative Assistance, z. B. Dokumentenverwaltung, Datenpflege, Büroorganisation und Unterstützung bei einfachen kaufmännischen Aufgaben.
• Von Vorteil sind eine abgeschlossene kaufmännische oder serviceorientierte Berufsausbildung, gute Englischkenntnisse, vertrauter Umgang mit Office-Software und digitalen Kalendern sowie eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise.