Koordinator Front Desk

Infinite Horizons Consultancy

Rollenbeschreibung

Als Koordinator:in Front Desk sind Sie für einen professionellen und serviceorientierten Empfang von Besuchenden und Anrufenden verantwortlich und fungieren als erste Ansprechperson für Kund:innen und interne Teams. Die Position ist in Vollzeit zu besetzen und findet ausschließlich vor Ort im Greater Delhi Area statt.

Tägliche Aufgaben

• Begrüßung von Gästen
• Bedienung der Telefonzentrale
• Weiterleiten von Anrufen
• Organisation und Koordination von Terminen und Meetingräumen
• Unterstützung bei allgemeinen administrativen Tätigkeiten
• Verwaltung eingehender Post und E-Mails
• Sicherstellen, dass Informationen effizient an die zuständigen Kolleg:innen weitergegeben werden

Qualifikationen

• Zwischenmenschliche und Kommunikationsfähigkeiten: Ausgeprägte Interpersonal Skills, freundliches und professionelles Auftreten sowie sicheres, kundenorientiertes Verhalten im persönlichen Kontakt.
• Telefon- und Empfangskompetenz: Sichere Phone Etiquette, routinierte Wahrnehmung von Receptionist Duties und souveräner Umgang mit einer mehrsprachigen Klientel.
• Organisation und Terminmanagement: Erfahrung in Appointment Scheduling, strukturierte Arbeitsweise und Fähigkeit, mehrere Anfragen parallel zu koordinieren.
• Administrative Unterstützung: Praxis in Administrative Assistance, z.B. Pflege von Datenbanken, Dokumentenverwaltung, Vorbereitung von Unterlagen und Unterstützung des Backoffice.
• Weitere Anforderungen:
• Abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (weitere Sprachen von Vorteil)
• Sichere MS-Office-Kenntnisse
• Hohe Serviceorientierung und Verlässlichkeit